使うツールで差をつける時代
ITスキルはこれからの社会で必須のスキルです。仕事効率やタスク管理のアプリは様々なものが出てきています。
沢山の選択肢があることは嬉しいことですが、あまりに選択肢が多いことで、本当に役に立つもの、自分に合ったものを選ぶことが困難になってきています。つまりこれからの時代、使う側がどのツールを選ぶかによって、組織の仕事効率が変わってくる時代に入ってきているのです。
そこでここでは、仕事効率に役立つツールをご紹介したいと思います。
スケジュールを共有するなら「googleカレンダー」
経営者⇔社員間でのスケジュール調整で困るのは、お互いのスケジュールがわからないことで、予定を立てづらいことです。社長からすると「今週打ち合せしたいけど、あいつの予定は空いているかな？」と思うことがあります。社員からすると「来週、社長に同行して欲しいけど、空いているかな？」というような、お互いのスケジュールをわからないことで、アポイントが取りづらい、予定が組めない状態が発生します。
このような時に便利なツールが「googleカレンダー」です。事前にお互いのカレンダーを共有しておくと、それぞれの予定をアプリ内で確認することができます。今までわからなかった社長や社員の予定が見える化されるので、お互いの予定を踏まえた新たな仕事をスケジューリングすることが可能なツールです。
チームや個人でタスクを管理するのに最適な「Trello」
「Trello」はToDoリストの代わりとなるタスク管理のアプリです。特徴は、今日何をしないといけないか、どのようなタスクが残っているのか、が一目でわかる点です。加えて今週中に納期が迫っているもの、今月中に完成させる仕事など、週次、月次ベースでもタスク管理ができます。
また納期を設定することで、期限が近づいてきたものは赤色に変わるなど視覚性でも効果を発揮します。さらに部門やグループ内でタスクを管理することも可能で、メンバーで同一のタスクを管理し、進捗を図ることができるのです。今まで手帳やメモでタスク管理をしていた人でも、始めやすいツールになっています。
社内コミュニケーションは「チャットワーク」
最後は「チャットワーク」です。チャット形式のコミュニケーションで有名なのはLINEですが、仕事とプライベートの連絡を分けたいと思っている人は意外に多くいます。そんな時に有効活用できるのが、このチャットワークです。
LINEと同じようにチャット形式での会話ができることに加えて、ビジネスでも活用できるように、タスクの共有が可能になっています。
例えば、上司から部下へタスクの依頼をしたものが、どのような内容で提出期限がいつなのか、依頼したタスクは完了しているのか。このようにお互いが確認したい内容を、タスク登録で確認することができるのです。
依頼した上司も、タスクを提出する部下も共通して確認できるので、相違が起こることなく、タスク管理をすることができます。
